Teknik Dasar Komunikasi Efektif

Baca Juga

Komunikasi efektif terdiri dari dua istilah: komunikasi dan efektif. Komunikasi adalah proses menyampaikan atau berbagi informasi, pikiran, dan perasaan melalui lisan, tulisan, atau bahasa tubuh. Efektif artinya "membawa hasil atau mencapai tujuan".

Pengertian Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif (effective communications) adalah komunikasi yang tepat sasaran, berhasil guna, atau mencapai tujuan --menyampaikan informasi (to inform), mengibur (to entertain), atau membujuk (to persuade).

Barbara Brown dalam "What is Effective Communication?" di laman Live Strong menyebutkan, komunikasi efektif itu melibatkan kejelasan, perkataan langsung, dan aktif mendengarkan (clear, direct speech, active listening).

Komunikasi adalah proses berbagi (sharing) informasi, pemikiran, dan perasaan antara orang-orang melalui pembicaraan (speaking), tulisan (writing), atau bahasa tubuh (body languange).

Komunikasi dikatakan efektif jika informasi, pemikiran, atau pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami dengan baik sehingga menciptakan kesamaan persepsi, mengubah perilaku, atau mendapatkan informasi (menjadi tahu/paham).

Komponen Komunikasi Efektif

1. Encoding

Komunikasi efektif diawali dengan encoding atau penetapan kode atau simbol yang memungkinkan pesan tersampaikan secara jelas dan dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh komunikan (penerima pesan).

2. Decoding

Decoding, komponen penting lainnya dalam komunikasi efektif, yaitu kemampuan penerima memahami pesan yang diterimanya. Karenanya, dalam komunikasi efektif, pemahaman tentang audiens sangat penting guna menentukan metode penyampaian dan gaya bahasa yang cocok dengan mereka.

3. Konteks (Context)

Konteks komunikasi yaitu konteks komunikasi yaitu ruang, tempat, dan kepada siapa kita melakukan komunikasi. Konteks komunikasi juga mengacu kepada level komunikasi --komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok (grup), komunikasi organisasi, komunikasi massa.

Konteks komunikasi mempertimbangkan usia, wilayah, jenis kelamin, dan kemampuan intelektual penerima pesan. Berkomunikasi dengan anak kecil tentu akan berbeda cara dan gaya bahasanya dengan berkomunikasi dengan orang dewasa.

4. Bahasa Tubuh (Body Language)

Bahasa tubuh --dikenal juga sebagai komunikasi nonverbal (nonverbal communication)-- meliputi postur, posisi tangan dan lengan, kontak mata, dan ekspresi wajah.

Bahasa tubuh yang konsisten dan sesuai dapat meningkatkan pengertian. Gerakan anggota badan harus sesuai dengan yang diucapkan. Bahasa tubuh terpenting adalah senyum dan kontak mata.

5. Gangguan/Hambatan (Interference)

Emosi bisa mengganggu terjadinya komunikasi efektif. Jika komunikator marah, kemampuannya mengirimkan pesan efektif mungkin berpengaruh negatif.

Begitu juga jika komunikan dalam keadaan kecewa atau tidak setuju dengan komunikator, mungkin dia mendengar sesuatu yang berbeda.

6. Pikiran Terbuka (Be Open-minded)

Pikiran tebuka meurpakan komponen penting lain dalam komunikasi efektif. Jangan terburu menilai atau mengkritisi ucapan orang lain.

Kita harus mengedepankan respek, menghargai pendapat atau pandangan orang lain, juga menujukkan empati dengan berusaha memahami situsai atau masalah dari perspektif orang lain.

7. Mendengar Aktif (Active Listening)

Menjadi pendengar yang baik dan aktif akan meningkatkan pemahaman atas pemikiran dan perasaan orang lain.

Tunjukkan bahwa kita fokus mendengarkan ucapan orang lain, misalnya dengan menganggukkan kepala dan membuat "indikasi verbal" bahwa kita setuju dengan mengatakan --misalnya-- "oh...".

Jangan menginterupsi pembicaraan orang lain. Ini akan mengganggu kelancaran obrolan.

8. Refleksi (Reflection)

Pastikan bahwa kita mengerti ucapan orang lain dengan "konfirmasi", yaitu meringkas pesan utama yang disampaikan orang lain. Kita bisa mengulang yang diucapkan orang lain, sekaligus "klarifikasi" bahwa maksud perkatannya "begini" dan "begitu".

Lima Kunci Komunikasi Efektif

1. Smile! Tersenyum

Salah satu cara untuk membangun kemampuan berkomunikasi yang baik dengan orang lain adalah dengan menjalin hubungan baik secepat mungkin dengan mereka.

Tersenyumlah dan gunakan kontak mata sebagai sinyal positif yang dapat Anda kirimkan ketika Anda memulai percakapan. Pastikan bahwa orang lain merasa bahwa Anda sangat senang bisa berbicara dengannya.

Sangat penting untuk tahu topik terhangat yang bisa Anda diskusikan dengan orang tersebut. Untuk itu, selalu perbarui informasi Anda. Jika Anda memiliki banyak topik yang Anda dapat bicarakan, komunikasi akan berjalan dengan lebih mudah.

2. Be Clear! Berbicara dengan jelas

Bicaralah dengan jelas ketika Anda berkomunikasi dengan orang lain. Cobalah untuk menghindari kebiasaan berbicara dengan suara terlalu kecil atau parau sehingga orang lain sulit menangkap maksud Anda.

Cara terbaik untuk melatihnya adalah dengan merekam suara Anda saat berbicara. Lalu dengarkan kembali hasil rekaman itu dan putuskan apa yang seharusnya Anda ubah dari cara Anda bicara.

3. Relax. Santai!

Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika Anda dapat berbicara dengan santai (rileks). Jika Anda gugup, Anda akan berbicara cepat sehingga sulit dipahami. Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak nyaman karena kegugupan Anda.

Hindari membungkukkan bahu, menampilkan wajah gelisah, atau menggerakkan anggota tubuh Anda yang lain saat berbicara. Orang yang Anda ajak bicara akan tahu bahwa Anda sedang gugup.

4. Variatif. Jangan Monoton

Anda tentu tidak ingin orang lain menjadi bosan saat berbicara dengan Anda. Anda dapat membuat mereka tertarik dengan menghindari berbicara dengan suara monoton. Anda dapat melakukan sedikit variasi dan mengubah volume saat Anda berkomunikasi.

5. Dengar dan Pahami

Ingatlah, komunikasi adalah proses dua arah. Anda perlu mendengar dan memahami apa yang dikatakan orang lain jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Orang lain juga akan kehilangan minat berbicara dengan Anda, jika Anda terus-menerus bicara dan tidak pernah mendengarkan mereka.

Komunikasi Efektif: Formula 7C

1. Completeness, Lengkap! 

Komunikasi harus lengkap. Menyampaikan semua fakta yang diperlukan oleh penerima. Dalam dunia jurnalistik, kelengkapan informasi dirumuskan dalam 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How).

2. Conciseness, Ringkas! 

Menggunakan sesedikit mungkin kata-kata. Menghindari menggunakan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu. Pesan singkat lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan kalimat seefektif mungkin.

3. Consideration, Penuh Pertimbangan! 

Memperhatikan sudut pandang orang lain, pola pikir, tingkat pendidikan, minat, kebutuha, kepentingan, dan emosinya.

4. Clarity, Jelas! 

Menggunakan kata-kata yang tepat, bermakna tunggal, dan membingungkan atau menimbulkan persepsi lain.

5. Concreteness, Nyata! 

Konkret memperkuat kepercayaan. Pesan konkret didukung fakta-fakta spesifik dan angka. Pesan konkret tidak disalahtafsirkan.

6. Courtesy, Tata Krama! 

Ini soal cara penyampaian. Pesan disampaikan dengan tulus, sopan, bijak, reflektif, dan antusias, serta mempertimbangkan sudut pandang dan perasaan penerima pesan, termasuk menjaga perasaan dan respek terhadap penerima pesan.

7. Correctness, Benar! 

Pesan yang disampaikan harus benar dari segi substansi dan tata bahasa, juga tepat dari sisi waktu dan sasaran. (Seven C’s of Effective Communication, managementstudyguide.com).

Lima Hukum Komunikasi Efektif: REACH

Rumus lain yang ditawarkan para ahli adalah konsep REACH yang disebut “The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication”, yakni Respect, Empathy, Audible, Clear, dan Humble.

1. Respect

Menghargai komunikan atau menjaga harga diri orang lain.

2. Empathy

Kemampuan menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Ini diawali dengan kemampuan mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.

3. Audible

Dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.

4. Clarity

Pesan yang disampaikan jelas, tidak menimbulkan multiinterpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi.

5. Humble

Rendah hati, tidak angkuh atau arogan, tidak merasa “lebih” dari orang lain, termasuk di dalamnya tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, dan lemah-lembut.

Hambatan Komunikasi Efektif

1. Pesan tidak jelas dan menimbulkan tafsiran/persepsi lain.
2. Cara penyampaian tidak tepat atau tidak disukasi komunikan.
3. Komunikator dan komunikan tidak siap melakukan komunikasi.
4. Hubungan antara komunikator dengan komunikan tidak baik.
5. Berbicara terlalu lambat dan terlalu cepat (lisan) atau kalimat terlalu kompleks dan naskahnya panjang (tertulis).
6. Terlalu sering muncul “gumaman” (intruding sound) dalam berbicara, seperti emmm, eeee, oooo, dsb. Gumaman akan menimbulkan persepsi, pembicara tidak menguasai materi pembicaraan. 

Demikian Teknik Dasar Komunikasi Efektif yang diolah  dari berbagai sumber. Wasalam. (www.komunikasipraktis.com).*