Pengertian & Tugas Pokok Sekretaris, Sekretariat, dan Kesekretariatan

Baca Juga

Tulisan ini mengulas pengertian sekretaris, sekretariat, dan kesekretariatan serta tugas pokok dan fungsinya (Tupoksi).

Sekretaris adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera.

Sekretaris bertugas melaksanakan perkerjaan administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya, seperti mengetik surat atau berkas administrasi lainnya dan pengaturan agenda. 

Profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (personal assistant).

Istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” (Latin) yang artinya rahasia, “secretarius” (Prancis), “secretary” (Inggris), “secretaries” (Belanda) dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris”.

Jenis-Jenis Sekretaris

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. 

Sekretaris organisasi menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. 

Sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.

2. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi (Sekpri) adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. 

Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

3. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. 

Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 

Pengertian Sekretariat

Sekretariat adalah satuan organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan. 

Secara bahasa, sekretariat (secretaryship) adalah kantor seorang sekretaris dan kelompok pekerja sekretaris. 

Dalam KBBI disebutkan, sèkrêtariat adalah bagian organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris; kepaniteraan.

Menurut Websteris Third New International Dictionary (1982) sekretariat adalah

1. Kantor seorang sekretaris
2. Suatu kelompok pekerja sekretaris.

Menurut Saiman (2002:31), sekretariat merupakan suatu tempat terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Kesekretariatan

Menurut Sedarmayanti (1997:3), kesekretariatan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas di sebuah lembaga yang dilakukan oleh sekretariat atau sekretaris, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi, surat menyurat dan penyimpanan dokumen.

Pada mulanya, sekretariat sekadar tempat seorang sekretaris bertugas. Kini mengalami perkembangan. Sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas tata usaha.

Tugas Pokok & Fungsi Kesekretariatan

Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. 

Fungsi kesekretriatan meliputi :

1. Penerimaan dan pengiriman surat,
2. Penerimaan dan pengiriman telepon,
3. Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
4. Pencatatan semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
5. Pusat dokumentasi.

The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyebutkan, yang dimaksud dengan aktivitas kesekretariatan terdiri dari menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan, surat, atau dokumen yang diperlukan dalam suatu organisasi.

Demikian & Pengertian Tugas Pokok Sekretaris, Sekretaiat, dan Kesekretariatan yang dihimpun dari berbagai sumber. (www.komunikasipraktis.com).

Referensi: 

• Ignatius Wursanto, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta, Andi.
• Serdamayanti, 2005, Tugas Dan Pengembangan Sekretaris, Bandung, Mandar
• Maju.
• Serdamayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Bandung, Mandar Maju.
• Siwi Kadarmo, 1984, Sekretaris dan Tugas-tugasnya, Jakarta, Nina Dinamika.