Manajemen Kehumasan: Pengertian, Tahapan, dan Fungsi

Humas berperan sebagai perantara sekaligus juru bicara lembaga dalam menjalankan komunikasi dengan masyarakat atau publik. 

Humas memiliki tugas dan peran utama dalam mencapai citra yang positif lembaga dan memperoleh kepercayaan dari masyarakat.

Di era digital atau era internet saat ini peran humas meluas. Tidak sekadar menjalankan fungsi kehumasan tradisional seperti dokumentasi, hubungan media, dan membuat rilis pers, tapi juga harus mampu menjadi admin website dan akun media sosial lembaga atau menjalankan humas online (cyber PR).

Keterampilan praktisi humas pun tidak sekadar pandai menulis dan lancar berbicara (writing and speaking skills), tapi juga menguasa keterampilan digital, termasuk manajemen website dan menjadi content creator.

Manajemen humas pun berkembang, namun intinya tetap. Manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi organisasi atau lembaga. 

Manajemen dalam kegiatan kehumasan diperlukan agar fungsi kehumasan dapat berperan secara optimal. Sebagaimana pengertiannya, manajemen kehumasan berkaitan dengan proses perencanaan strategi kehumasan, bagaimana mengkomunikasikan kebijakan perusahaan secara efektif, membentuk opini publik, mengatasi krisis, termasuk menjalankan fungsi keprotokoleran lembaga. 

Di beberapa organisasi, bagian humas atau divisi public relations juga dikenal sebagai bagian komunikasi korporat (corporate communication department) –biasa disingkat corcom.

Menurut Oxford University Press, komunikasi korporat menawarkan kerangka kerja dan kosakata untuk koordinasi yang efektif dari semua sarana komunikasi dengan tujuan keseluruhan untuk membangun dan mempertahankan reputasi yang baik dengan kelompok pemangku kepentingan di mana organisasi bergantung. (PR Talk)

Selain itu, humas juga dituntut melakukan beberapa tugas seperti pemantauan dan evaluasi, manajemen masalah, saran kebijakan dan strategi, serta pemecahan masalah. 

Ruang lingkup komunikasi lembaga atau perusahaan dibagi menjadi komunikasi internal dan eksternal. 

Komunikasi internal berfokus pada komunikasi antara manajemen organisasi dan pemangku kepentingan internal, sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi lembaga dengan publik atau komunikan di luar lembaga.

Humas sendiri merupakan fungsi manajemen, sebagaimana definisi humas “klasik” dari dari Cutlip, Center, and Broom’s Effective Public Relations (1952):

“Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen yang membangun dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan publik yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya.”

Tahapan Manajemen Kehumasan

Sebagaimana manajemen pada umumnya, manajemen humas juga mencakup empat prinsip atau konsep manajemen POAC, yaitu Planning (perencanaan, Organizing (pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).

Pengetrian manajemen humas dari Ruslan Rosady (2001) misalnya menekankan keempat prinsip tersebut. Menurutnya, manajemen humas adalah suatu proses dalam menangani perencanaan, pengorganisasian, mengkomunikasikan serta pengkoordinasian yang secara serius dan rasional dalam upaya pencapaian tujuan bersama dari organisasi atau lembaga yang diwakilinya.

Perencanaan dalam manajemen humas meliputi kegiatan penetapan tujuan yang ingin dicapai, bagimana cara mencapainya, berapa lama, berapa orang yang diperlukan, dan berapa jumlah biayanya (anggaran). 

Pada praktiknya, perencanaan kehumasan meliputi pula penggunaan perangkat kehumasan (PR Tools), mulai dari media internal humas tradisional seperti inhouse magazine hingga perangkat humas modern, yakni website lembaga dan akun media sosial.

Pengorganisasian adalah pembentukan tim dan pembagian tugas. Di tahap ini pula ditetapkan pendelegasian serta penetapan wewenang dan tanggung jawab (job description).

Setelah perencanaan dan pembagian tugas, langkah selanjutnya adalah pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat tersebut. 

Di tahap manajemen kehumasan ini pula dilaksanakan fungsi penggerakan Menggerakkan dalam al ini merangsang anggota-anggota organisasi melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Menggerakkan adalah kemampuan pemimpin membujuk orang-rang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

Pengawasan dikaitkan dengan upaya mengendalikan, membina, dan pelusuran sebagai upaya pengendalian kualitas kinerja. 

Fungsi-fungsi manajemen dalam kehumasan sepenuhnya rnengacu kepada pendekatan manajerial, yaitu meliputi fact finding, planning, communicating, dan evaluating. (Cutlip, Center, Brown, 1985).

1. Fact finding. 

Kegiatan humas dalam fact finding atau penemuan fakta bisa dilakukan dengan research atau penelitian. Penelitian ini untuk mengetahui apakah opini public, sikap serta reaksi masyarakat menghambat perkembangan atau mendukung kemajuan organisasi.

2. Planning. 

Selanjutnya hasil dari penelitian dijadikan dirumuskan menjadi sebuah informasi yang kemudian dijadikan pedoman bagi humas di dalam membuat perencanaan kegiatan. 

Tahapan perencanaan ini merupakan tahapan yang sangat penting karena menentukan tujuan, target pesan, media komunikasi yang akan dipilih serta metode penyampaikan komunikasi yang efektif.

3. Communicating. 

Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan, yaitu proses mengkomunikasikan pesan hingga target dampak dari pesan yang disampaikan sesuai dengan yang kita harapkan.

4. Evaluating. 

Kegiatan evaluasi dari program humas bisa dilakukan baik secara kuantitatif maupun statistic. Hasil evaluasi harus bisa menjawab apakan target atau tujuan humas yang telah ditentukan bisa dicapai, atau sejauh mana target telah tercapai. Hasil evaluasi digunakan untuk perbaikan atau pedoman dalam perencanaan kerja humas berikutnya.

Tugas Humas Pemerintah

Mengutip definisi humas oleh Joice J Gordon yang diintisarikan dalam buku Effective Public Relations, humas seharusnya memiliki fungsi dan peran mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik. 

Gordon merangkum tugas-tugas seorang humas pemerintah sebagai berikut: 

1. Memberi informasi konstituen tentang aktivitas agen pemerintah. 
2. Memastikan kerjasama aktif dalam program pemerintah.
3. Mendorong warga mendukung kebijakan dan program yang ditetapkan
4. Melayani sebagai advokat publik untuk administrator pemerintah; menyampaikan opini publik kepada pembuat keputusan, mengelola isu publik didalam organisasi serta meningkatkan aksesibilitas publik ke pejabat administrasi. 
5. Mengelola informasi internal; menyiapkan newsletter organisasi, pengumuman elektronik, dan isi dari dari situs internet organisasi untuk karyawan. 
6. Memfasilitasi hubungan media-menjaga hubungan dengan pers lokal; bertugas sebagai saluran untuk semua pertanyaan media; memberitahu pers tentang organisasi dan praktiknya serta kebijakannya. 
7. Membangun komunitas dan bangsa; menggunakan kampanye kesehatan publik dengan dukungan pemerintah dan program keamanan publik lainnya serta mempromosikan berbagai program sosial dan pembangunan. 

Humas pemerintahan dengan demikian dapat disimpulkan menjadi pemberi informasi kepada masyarakat sekaligus penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena pemerintah adalah agen dari masyarakat itu sendiri. 

Humas menjadi palang pintu bagi hubungan yang harmonis antara pemerintah dengan masyarakat. 

Demikian manajemen kehumasan.

• Baskin, O., Aronoff.C & Lattimore, D.(1997). Public Relations: The Profession and The Practice. Edisi keempat. Madison,WI:Brown & Branchmark.
• Cultip, S.M. Center, A.H. & Broom, G.M (2006). Effective Public Relations. (2006).Edisi kesembilan. New Jersey: Prentice Hall.
• Ginting,L.(1996). Pedoman Praktis untuk PR. Jakarta: Bumi Aksara.
• Grunig, J.E. & Hunt, T. ( 1984 ). Managing Public Relations. For Worth : Holt. Rinehart & Winston.
• Gregory, A.(2003). Planning and Managing a Public Relations Campaign. New Delhi: Crest Publishing House.
• Putra, I Gusti Ngurah. (1999). Manajemen Hubungan Masyarakat. Yogyakarta: Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
• Ruslan, R.(2002). Manajemen Humas & Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Edisi Revisi.Jakarta:Raja Grafindo Persada.